V rámci provozování internetového obchodu se dříve či později stane nutností napojit Váš e-shop na účetní program (např. Pohoda, Money S3). Jde o to, že část dat na e-shopu potřebujete mít k dispozici pro pohodlnou práci i v účetním programu a naopak. Proto je potřeba vytvořit mezi těmito systémy synchronizaci dat.
Jaké evidence přenášet mezi systémy
Mezi e-shopem a účetním softwarem lze přenášet mnoho různých evidencí. Jedním z nejzákladnějších přenosů je import přijatých objednávek a nových zákazníků do účetního programu. Tam pak probíhá zpracování objednávek a vystavení faktur.
Po expedování objednávky je zvykem o tom informovat zákazníka prostřednictvím e-mailové zprávy a u některých e-shopů také pomocí SMS. Tyto funkce bývají běžně zavedené na e-shopu a proto je se často realizuje i zpětný přenos objednávek na e-shop. V rámci toho lze poslat i informace o vystavené faktuře, protože pak je možné ji přiložit do e-mailu jako přílohu. Pokud vystavujete i zálohové faktury, tak si dejte pozor na návrh tohoto přenosu – ujistěte se s Vaším programátorem, že se k objednávce připojí správná faktura v závislosti na aktuálním stavu objednávky.
Další z typických synchronizací je import cen zboží z účetního programu na e-shop. Cenotvorba probíhá standardně v účetním programu. Abyste tedy nemuseli ceny přepisovat ručně z jednoho systému do druhého, doporučuji realizaci tohoto importu.
Výše popsaným zpracováním a expedováním objednávky by se měl správně také snížit počet kusů zboží na skladě. Pokud si takto udržujete přesné počty kusů zboží na skladě, tak je vhodné přenést je na e-shop spolu s cenami zboží. Importem skladových dostupností docílíte, že na Vašem e-shopu budou vždy aktuální stavy skladu a Vaši zákazníci tak budou lépe informováni o dostupnosti zboží.
Princip přenosu
Data mezi e-shopem a účetním programem se přenáší pomocí datových souborů. Ty mají nejčastěji formát XML, ale někdy se používají i formát CSV. Účetní program má většinou jasně definovanou podobu datového souboru. Programátor Vašeho e-shopu musí vytvořit scripty, které jsou schopny tyto datové soubory přijmout. Na jejich základě se pak data importují nebo naopak generují pro import do účetního programu.
Na počítači/serveru, kde máte nainstalovaný účetní program, by Váš programátor měl nahrát aplikaci, která zajistí zkopírování datových souborů na server, kde je provozován e-shop, a naopak. Měli byste mít možnost si tuto aplikaci a tím i celou synchronizaci spustit manuálně a také nechat ji spouštět automaticky třeba jednou za hodinu.
Tip: Může nastat situace, že si budete chtít zkontrolovat obsah datových souborů. CSV soubory můžete otevřít v programu Excel a XML soubory si můžete zobrazit v internetovém prohlížeči (např. Chrome, Firefox). U XML souborů je ale problém, že by se Vám mohl prohlížeč zaseknout. Proto tyto soubory doporučuji otevírat v programu firstobject XML Editor, který si můžete zdarma stáhnout zde. Zobrazení XML i vyhledávání v něm je rychlé i v případě, že soubor má několik desítek megabytů.
Problémy s implementací synchronizace
Nejčastějším problémem synchronizace je snaha zbytečně přenášet co nejvíce informací. Synchronizace se tak stává nepřehlednější a její průběh navíc trvá příliš dlouho.
Příkladem zbytečného přenosu jsou fotografie produktů (buď z e-shopu do účetního programu nebo naopak). Zdánlivě je přenos fotografií rozumným rozhodnutím, osobně jsem ale přesvědčen, že je lepší fotografii vložit ke každému produktu v účetním programu a na e-shopu i za cenu dvojího vkládání. Vyhnete se tak složité synchronizaci, která by musela přenášet stovky megabytů dat a fotografie pravidelně aktualizovat. Objem dat při synchronizaci by měl být co nejmenší.
Dalším problémem je univerzální řešení synchronizace – některé systémy, na kterých jsou postaveny e-shopy, mají již předpřipravené importy a exporty pro konkrétní účetní program. Pokud se rozhodnete pro toto řešení, tak se prosím poraďte s Vaším programátorem. Je totiž potřeba zjistit, jestli data uložená v účetním programu vyhovují požadavkům synchronizace. Je obvyklé, že každý si data vkládá do účetního programu podle sebe s ohledem na sortiment zboží, které má v nabídce. Univerzální synchronizace by pak nemusela fungovat správně.
Posledním typickým problémem bývá špatná verze ekonomického softwaru. Před realizací synchronizace dat mezi e-shopem a účetním programem se ujistěte, že máte verzi, která podporuje navrhované přenosy. Mezi verzemi totiž bývají menší rozdíly, které by správnost přenosu mohly negativně ovlivnit.
Komunikace mezi různými systémy mohou generovat spoustu chyb. Těm se ale v Shockworks snažíme předejít používáním aplikací, které již v sobě všechny potřebné systémy zahrnují. Pokud ale zvolíte cestu přenosu dat, doporučuji Vám držet se výše uvedených rad. Věřím, že Vám Vaši práci zjednoduší a zefektivní.
